2.1. LAS CUENTAS COMO INSTRUMENTOS DE REPRESENTACIÓN

Dado que la Contabilidad pretende representar el proceso económico de la empresa, para alcanzar este fin tendremos que disponer de un instrumento contable que permita captar las variaciones que va experimentando el Patrimonio de la unidad económica, y. conviene que este instrumento de representación económica se refiera a cada elemento patrimonial y refleje la situación del mismo, con independencia de la de otros elementos patrimoniales.

Teniendo en cuenta que cada elemento de los que constituyen el Patrimonio de la empresa varía continuamente en el desarrollo de su actividad económica, dicho instrumento debe de presentar clasificados dichos movimientos.

La CUENTA es ese instrumento de representación contable y la definimos en ese contexto como un instrumento de representación de la situación de un elemento patrimonial con independencia de los demás, y que clasifica los hechos contables que le afectan en dos grupos:

a) Los que suponen un aumento del elemento patrimonial, y

b) Los que suponen una disminución del mismo.

Por tanto, cada cuenta ofrece una visión del elemento patrimonial que representa, con independencia de los demás que constituyen el Patrimonio.

Así, habrá en principio una cuenta por cada elemento del Activo (una para cada elemento del inmovilizado, una para existencias, una para clientes, etc.); y también una para cada elemento del Pasivo (una para proveedores, una por préstamos, etc.). Asimismo se desprende de la definición de cuenta que ésta puede sufrir dos tipos de movimientos: de aumento o de disminución del elemento que representa.

Para distinguir estas partidas aumentativas de las disminutivas se suele dividir gráficamente la cuenta en dos partes, una que capta los aumentos del elemento que representa y la otra las disminuciones de dicho valor.

Estas partes se denominan DEBE y HABER.

La representación gráfica de la cuenta es en forma de T, y se ha convenido y no hay que buscar significación a las palabras que la parte izquierda de su representación se llame DEBE y la derecha HABER. (Fig. 1)

Debemos conocer ahora qué se anota en el Debe y qué se registra en el Haber de una cuenta.

Se sabe ya que cada elemento patrimonial tiene una cuenta.

Y las anotaciones en dicha cuenta debidas a variaciones del elemento van a ser distintas según que se trate de un elemento de Activo o de Pasivo.

El funcionamiento concreto es el siguiente:

Cuentas de ACTIVO:

+ Los AUMENTOS se anotarán en el DEBE.

- Las DISMINUCIONES se anotarán en el HABER.

Cuentas de PASIVO:

+ Los AUMENTOS se anotarán en el HABER.

- Las DISMINUCIONES se anotarán en el DEBE.

Por tanto, el DEBE de las cuentas patrimoniales está destinado a recoger tanto los incrementos de los Activos como los decrementos de los Pasivos, y el HABER recogerá los incrementos de los Pasivos, así como los decrementos de los Activos.

La razón de que el funcionamiento de las cuentas de Activo y de Pasivo sea justamente el opuesto se debe, lógicamente, a que representan, como ya se dijo, las dos perspectivas distintas u opuestas de esa única realidad que constituye la riqueza o patrimonio de la empresa, el origen o las fuentes de financiación por una parte (Pasivo), y el destino, o inversión de las mismas por otra (Activo).

De esto se deriva el hecho de que al ACTIVO se le denomina, asimismo, INVERSION, y al PASIVO se le conoce también como FINANCIACION.

De la terminología contable que se utiliza en relación con las cuentas, su naturaleza y estructura, su funcionamiento, etc., cabe resaltar los siguientes términos:

CARGAR o ADEUDAR una cuenta: efectuar una anotación en el DEBE de la misma.

ABONAR o ACREDITAR una cuenta: efectuar una anotación en el HABER de la misma.

SALDO de una cuenta: diferencia entre el DEBE y el HABER.

SALDO DEUDOR: si la suma del DEBE es mayor que la del HABER.

SALDO ACREEDOR: si la suma del HABER es mayor que la del DEBE.

DEBITO de una cuenta: total o suma de las anotaciones en el DEBE de la misma.

CREDITO de una cuenta: total o suma de anotaciones en el HABER de la misma.

CUENTAS DEUDORAS: las que presentan saldo deudor.

CUENTAS ACREEDORAS: las que presentan saldo acreedor.

SALDAR una cuenta: anotar el saldo de dicha cuenta del lado de ésta en que la suma es menor, para obtener la igualdad aritmética entre el DEBE y el HABER.

CERRAR una cuenta: sumar las dos partes de una cuenta después de que ha sido saldada.

CUENTAS DE ACTIVO: las que representan elementos cuya naturaleza es la de bienes o derechos en las que la empresa ha invertido.

CUENTAS DE PASIVO: las que representan elementos patrimoniales que son fuentes de financiación para la empresa.